Rahmendienstvereinbarung Informations- und Kommunikationstechnik (IuK)

Kreisrecht
Hauptthema

Andrea Riegel/LKLG/DE
11/29/2005 11:05 AM

Betreff:	Rahmendienstvereinbarung Informations- und Kommunikationstechnik (IuK)
Kategorie:	Allgemeine Verwaltungsaufgaben\Informations- und Kommunikationstechnik

Inhaltsverzeichnis
§ 1 Gegenstand und Geltungsbereich
§ 2 Zielsetzung
§ 3 Dokumentation
§ 4 Grundsätze für den Einsatz der IuK-Systeme
§ 5 Verfahrensregelungen
§ 6 Salvatorische Klausel
§ 7 Inkraftreten und Kündigung

Rahmendienstvereinbarung
Informations- und Kommunikationstechnik (IuK-Technik)
in der Fassung der 1. Änderung vom 01.11.2012

Zwischen dem Landrat und dem Personalrat beim Landkreis Lüneburg

wird nachstehende Rahmendienstvereinbarung abgeschlossen:

§ 1
Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Dienstvereinbarung regelt den Einsatz von Systemen der Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) beim Landkreis Lüneburg.

Sie gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit IuK-Systemen arbeiten oder deren Daten durch solche Systeme verarbeitet werden.

Die Aufgaben und Befugnisse des/der behördlichen Datenschutzbeauftragten nach § 8 a des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes bleiben unberührt.

§ 2
Zielsetzung

Ziele dieser Vereinbarung sind es,

eine wirkungsvolle Nutzung der

Informations- und Kommunikationstechnik

zur Unterstützung der Verwaltungsziele

den Schutz der Persönlichkeitsrechte für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Daten erfasst oder verarbeitet werden und

die menschengerechte Gestaltung der durch elektronische Techniken unterstützten Arbeitssysteme

und Arbeitsplätze

zu gewährleisten.

Die Vereinbarungspartner stimmen darin überein, dass es sich bei der Einführung von IuK-Systemen um einen integrativen Planungsprozess handelt, der die Computertechnik, die Organisation des Arbeitssystems, der Arbeitsplätze und die Qualifizierung der Mitarbeiter/- innen umfasst.

§ 3
Dokumentation

Bestandteil dieser Rahmendienstvereinbarung ist die als Anlage 1 beigefügte Dokumentation. Dort sind alle im Einsatz befindlichen Softwaresysteme, die personenbezogene Daten der Beschäftigten erfassen, speichern oder den Zugriff darauf erlauben, verzeichnet. Aus ihr gehen hervor

der Name des Softwaresystems

in Stichworten eine Beschreibung des Verfahrens und des Leistungsumfangs entsprechend § 8 NDSG und

des Einsatzgebiets (Organisationsbereich/-einheit), der Zugriffsberechtigten sowie

das Datum der Einführung.

Die Anlage 1 wird online in der Datenbank „Kreisrecht“ der Kreisverwaltung geführt.

§ 4
Grundsätze für den Einsatz der IuK-Systeme

Im Folgenden werden Grundsätze vereinbart, auf deren Einhaltung bei der Einführung und Anwendung von IuK-Systemen zu achten ist. Soweit diese Grundsätze eingehalten werden, bedarf es keiner weiteren Festlegungen mehr. Regelungspflichtig dagegen sind alle Abweichungen.

(1) Organisationsprinzip
IuK-Systeme sollen dem Grundsatz folgen, Information am Ort der Arbeit zur Verfügung zu stellen, damit das Arbeitsgeschehen direkt durch die Information aus dem System beeinflusst werden kann; Arbeit und Information sollen nicht getrennt werden.

Computergestützte Arbeitssysteme sollen im Rahmen der Verwaltungsziele so gestaltet werden, dass

Arbeit in ganzheitlichen, von den Beschäftigten als sinnvoll und zusammengehörend empfundenen Einheiten organisiert wird,

Formen von Zusammenarbeit unterstützt werden (Teamorientierung),

dabei stark differenzierenden oder hierarchisierenden Arbeitsteilungen entgegengewirkt (ganzheitliche Arbeitsweise) und möglichst viele Verantwortlichkeiten auf der direkten Arbeitsebene angesiedelt werden

ein möglichst von den Beschäftigten selbst bestimmbarer Wechsel zwischen computergestützten und computerfreien Tätigkeiten erfolgen kann (Mischarbeit) und

in den Arbeitsabläufen genügend soziale Kontakte erhalten bleiben.

Die anzustrebende Mischarbeit soll ausführende, planende, kontrollierende und mit Entscheidungen verbundene Tätigkeit umfassen.

Einseitige Spezialisierungen bis hin zu reinen Datenerfassungstätigkeiten sollen, soweit wie möglich, vermieden werden.

(2) Systemnahe Software und Netzwerkverwaltung
Aufzeichnungen und Auswertungen der System- oder systemnahen Software (Betriebssysteme, Datenbanksysteme, Telefonie usw.) über Benutzeraktivitäten (Login/Logout, aufgerufene Transaktionen, verbrauchte Systemressourcen, Zugang zu Netzwerkservern usw.) dürfen ausschließlich zu den folgenden Zwecken benutzt werden:

Gewährleistung der Systemsicherheit,

Abrechnung der Rechnerleistung,

Analyse und Korrektur von technischen Fehlern im System,

Optimierung des Computersystems

Unterstützung und Hilfestellung für Anwender.

Der Zugriff auf die entsprechenden Funktionen wird auf das Personal des IT-Services, das für die Wartung der Hard- und Software zuständig ist, begrenzt.

Die entsprechenden Dateien werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist; sie werden automatisch in regelmäßigen Abständen gelöscht.

Soweit mittels Software zur Unterstützung der Netzwerkverwaltung ein Zugriff auf die Arbeitsplatzrechner von Mitarbeiter/-innen möglich ist, wird dieser so installiert, dass nur die berechtigten Administratoren Zugriff auf die Endgeräte haben können und jeder Endbenutzer diesen Zugriff ausdrücklich erlauben muss und seinerseits jederzeit auch wieder beenden kann.
Die Zugriffe der Administratoren sind zu dokumentieren.

Die Endbenutzer haben die Möglichkeit, sich davon zu überzeugen, dass nur die berechtigten Administratoren Zugriff auf ihren Arbeitsplatzrechner haben. Die Administratoren werden den Benutzern bekannt gegeben.

Bei individuell zugewiesenen persönlichen Speicherbereichen auf Servern ist die Zugriffsberechtigung der Administratoren auf Funktionen der Datensicherung und der Systemsicherheit begrenzt.

(3) Umgang mit Sachbearbeiterzeichen
Sachbearbeiterkennzeichen oder sonstige persönliche Kürzel werden nur zur Anzeige von verantwortlichen oder zuständigen Personen im Einzelfall benutzt.

Es finden keine statistischen oder zeitlich zurückzuverfolgenden Auswertungen statt, in denen solche Kürzel erscheinen. Stehen Abfragesprachen, List- oder Reportgeneratoren auf der Endbenutzerebene zur Verfügung, so sind die Datenfelder mit solchen Kürzeln für die Verarbeitung zu sperren.

(4) Elektronische Kommunikationen und Internetzugang
Jeder vernetzte Arbeitsplatzrechner wird mit E-Mail, Telefonie und Instant Messaging ausgestattet. Diese Werkzeuge dienen der Verbesserung der internen und externen dienstlichen Kommunikation.

Der Zugang zum Internet wird allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung gestellt, soweit dienstliche Erfordernisse dem nicht entgegenstehen.

Für den Umgang mit der elektronischen Kommunikation sind ausschließlich die Benutzer verantwortlich, nur sie allein haben die Verantwortung über ihre Kommunikationswege und entscheiden z. B. über Löschungen.

Die Verbindungsdaten der elektronischen Kommunikation können mit Angabe von

Datum/Uhrzeit,

Adressen/ Telefonnummer von Absender und Empfänger/ aufgerufene Internetadressen und

übertragener Datenmenge/ Anrufdauer

ggf. Privatmerkmal (Vorwahl 88)

protokolliert werden. Das Protokoll wird ausschließlich zu Zwecken der

Abrechnung/internen Verrechnung,

Fehleranalyse und –korrektur sowie

zur Gewährleistung der Systemsicherheit

im Rahmen von organisatorischen Maßnahmen und bei begründetem Verdacht missbräuchlicher Nutzung mit nachstehenden Auflagen.

verwendet.

Für organisatorische Maßnahmen auf Grundlage der erhobenen Daten wird der Personalrat in jedem Falle hinzugezogen.

Bei begründetem Verdacht einer missbräuchlichen Nutzung der elektronischen Kommunikation und des Internets kann in die Einzelaufzeichnungen Einblick genommen werden. Der Personalrat wird unverzüglich hinzugezogen.

Die Protokolle werden nach Ablauf von maximal 6 Monaten (laufender und fünf abgeschlossene Monate) automatisch gelöscht. Der Zugriff ist auf die Systemadministratoren begrenzt.

(5) Lotus Notes
Von allen vernetzten Arbeitsplatzrechnern aus besteht ein Zugriff auf Lotus Notes und die dort eingerichteten Applikationen. Der Personalrat wird über die geplanten Angebote vor deren Realisierung informiert. Handelt es sich dabei um Systeme, die geeignet sind, die Arbeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu überwachen (z. B. Workflow-Systeme), so werden auf Verlangen des Personalrats diese Vereinbarung ergänzende Regelungen getroffen.

Der Personalrat hat das Recht, seine Arbeit verwaltungsöffentlich in einer Datenbank in Lotus Notes darzustellen.

(6) Personaldatenverarbeitung
Unter personaldatenverarbeitenden Systemen werden Systeme verstanden, in deren Datenbasis Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter persönlich identifiziert sind und deren Hauptzweck darin besteht, personenbezogene Ergebnisse zu erstellen (z. B. Personalabrechungs- und Informationssystem, Zeiterfassungssystem).

Die Verarbeitung persönlicher Beschäftigtendaten richtet sich nach den Grundsätzen der Zweckbindung, Normenklarheit und Verhältnismäßigkeit:

Es erfolgen daher nur solche Verarbeitungen persönlicher Mitarbeiterdaten, deren Zwecke vorher im
Einzelnen festgelegt worden sind (Zweckbindung).
Die Regeln der Verarbeitung müssen für alle Beteiligten klar erkennbar und nachvollziehbar sein
(Normenklarheit).
Die Verarbeitung persönlicher Mitarbeiterdaten wird auf ein sparsames Ausmaß begrenzt: sie darf nur so
viele Daten, wie zum Erreichen der jeweiligen Verarbeitungszwecke unbedingt erforderlich sind, umfassen
(Verhältnismäßigkeit).

Daten, die Informationen über

das Arbeitszeitverhalten, insbesondere Fehlzeiten,

die Gesundheit,

individuell erbrachte Leistungen,

Beurteilungen,

Pfändungen,

arbeits- bzw. dienstrechtliche Maßnahmen

von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beschreiben, gelten als besonders schutzwürdig im Sinne dieser Vereinbarung. Ihr Umfang in Anwendungssystemen bedarf der Zustimmung des Personalrats. Dies gilt auch für Auswertungen, in denen solche Daten verarbeitet werden.

Diese Daten werden nur den jeweils zuständigen Sachbearbeiter/-innen im Personalservice und ihren Vorgesetzten zugänglich gemacht. Den Vorgesetzten der Betroffenen dürfen lediglich Informationen über das Arbeitsverhalten, insbesondere Fehlzeiten, Zeit und Dauer einer Krankschreibung und gegebenenfalls die Tatsache, ob Pfändungen vorliegen, zugänglich gemacht werden.

Gesundheitsdaten dürfen ihnen in dem Umfang zugänglich gemacht werden, der zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben im Rahmen der Fürsorgepflicht des Dienstherrn erforderlich ist. Der Umfang von diesen besonders schutzwürdigen Daten in Anwendungssystemen bedarf der Zustimmung des Personalrats. Dieses gilt auch für Auswertungen, in denen solche Daten verarbeitet werden.

Für Auswertungen solcher besonders schutzwürdiger Daten werden nur festprogrammierte Funktionen zur Verfügung gestellt. Insbesondere erhalten die Benutzer keinen Zugriff mit Hilfe von Datenbankabfragesprachen, Reportgeneratoren oder vergleichbaren Softwareinstrumenten. Alle Benutzer werden darauf hingewiesen, dass besonders schutzwürdige Daten, solange diese noch auf Einzelpersonen bezogen werden können, nicht auf andere Rechnerebenen übertragen werden dürfen. Macht der Personalrat Verstöße gegen diesen Grundsatz geltend, so müssen technische Schutzmaßnahmen vereinbart werden, die solche Übertragungen ausschließen.

Es erfolgt keine Weitergabe von Daten in personenidentifizierter oder identifizierbarer Form in andere IuK-Systeme.

Datenübertragungen an Dritte finden nur in dem Ausmaß statt, in dem dies durch Gesetz oder Rechtsverordnung geregelt ist.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten auf Anforderung eine Auflistung aller über sie gespeicherten Stammdaten, dabei werden verschlüsselte Angaben erläutert.

Systeme, deren Hauptverwendungszweck in der Verarbeitung mitarbeiterbezogener Daten besteht, bedürfen auf Verlangen des Personalrats einer ergänzenden Regelung, in der insbesondere der Umfang und die Verwendung mitarbeiterbezogener Daten vereinbart werden. Dabei werden Lösungen angestrebt, bei denen das System so organisiert ist, das große Teile der Systemnutzung keine Überwachung von Leistung und Verhalten der Mitarbeiter zulassen und deshalb keiner Festlegung der Auswertungen bedürfen.

(7) Betriebsdatenverarbeitung
Rückmeldungen über den Arbeitsablauf oder sonstige Umstände der Arbeit erfolgen nur in einer Form, bei der eine Identifizierung der Person des betroffenen Mitarbeiters nur während der Laufzeit des entsprechenden Vorgangs sichtbar ist.

Ebenso stehen detaillierte Informationen, die die Arbeitsabläufe im Einzelnen beschreiben, nur während der Laufzeit der Arbeit und nur am Ort der Arbeit zur Verfügung.

Werden Detailinformationen über Arbeitsabläufe längerfristig gespeichert, so erfolgt dies durch Verdichtung und/oder Anonymisierung der Originaldaten und durch Begrenzung des Informationsumfangs im Hinblick auf den späteren Verwendungszweck.

(8) Erprobung neuer Komponenten
Die Dienststelle wird darauf achten, dass sowohl die eingesetzte Hardware als auch die Software einem zeitgemäßen Leistungsstand unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit entsprechen.
Aus diesem Grunde werden sinnvolle und arbeitserleichternde Ergänzungen sowie neue Leistungsangebote an die Anwender für die jeweiligen Arbeitssysteme in Pilotanwendungen getestet und erprobt. Solche Pilotanwendungen können zum Beispiel betreffen:

Einsatz zusätzlicher Eingabemedien,

Integration von Einrichtungen zur direkten Einspielung und/oder Übermittlung von Daten in verwaltungsinterner Anwendungen,

Anschluss neuer Peripheriegeräte,

Erprobung weiterer Anwendungsprogramme zur Ergänzung bestehender Arbeitssysteme oder als Alternativen zu bereits eingesetzter Software,

Nutzung von Notesapplikationen oder Verbindungsmöglichkeiten zum Internet,

Möglichkeiten von/bei Telearbeit.

Die einzelnen Pilotanwendungen werden dem Personalrat zur Kenntnis gegeben und in einer Anlage 2, die entsprechend der Anlage 1 zu dieser Vereinbarung online geführt wird, verzeichnet. Für die Laufzeit des einzelnen Pilotprojekts können von Ziffer 4 abweichende Bedingungen vereinbart werden.

Die Ergebnisse der Pilotprojekte werden dem Personalrat zur Kenntnis gegeben. Ergeben sich daraus Konsequenzen für die Einführung neuer Systeme, so wird gemäß Ziffer 5.2 bzw. 5.3 verfahren.

(9) Arbeitsplatz- und Arbeitsumgebungsergonomie
Die technische Ausstattung bei neu anzuschaffenden Geräten entspricht dem aktuellen Entwicklungsstand. Dabei finden die jeweils neuesten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnisse Berücksichtigung. Die Bildschirmarbeitsplatzverordnung vom 04.12.1996 findet in der jeweils geltenden Fassung Anwendung.

(10) Anforderungen an die Software
Bei der Softwareauswahl werden Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit sowie Benutzerfreundlichkeit als gleichgewichtige Anforderungen betrachtet.

Benutzerfreundlich ist eine Software dann, wenn sie einen hohen Selbsterklärungsgrad aufweist, intuitiv zu bedienen und leicht zu erlernen ist. Sie soll die Benutzer nicht mit technikspezifischen Befehlen oder Handhabungen belasten. Hilfestellungen sollen situativ und in deutscher Sprache erfolgen.

Allen Benutzern steht eine Unterstützung durch die IT-Betreuer/-innen zur Verfügung.

Zentrale Systemteile (Server) und Netzwerk werden so dimensioniert, dass die Verfügbarkeit an den Arbeitsplätzen und kurze Antwortzeiten (bei einfachen Transaktionen stets im Sekundenbereich) gewährleistet sind.

(11) Qualifizierung
Die Vereinbarungspartner stimmen darin überein, dass eine gründliche Aus- bzw. Weiterbildung unerlässliche Voraussetzung für ein produktives und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zufrieden stellendes Arbeiten ist. Beide Vereinbarungspartner wissen, dass in der Einarbeitungsphase bis zum sicheren Beherrschen der Technik durch alle Betroffenen zusätzliche Belastungen anfallen. Die Dienststelle sichert zu, diese Belastungen so gering wie möglich und eventuell erforderliche Mehrarbeit in Grenzen zu halten.

Werden neue IuK-Anwendungen eingeführt, so muss deren Pflichtenheft oder ein vergleichbares Planungsdokument die geplanten Aufgabenverteilungen und Qualifizierungsmaßnahmen in einer Beschreibung ihres Inhalts und ihrer zeitlichen Abwicklung ausweisen.

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit den neuen Systemen arbeiten sollen, nehmen an einer Einführungsschulung teil. Diese findet in zeitlich enger Kopplung an den Einführungstermin statt und umfasst jeweils dem Bedarf entsprechend

einen theoretisch-systematischen Teil, der zunächst die Funktionsweise von Rechner, Netzwerk und Anwendungsprogrammen und dann erst die konkrete Bedienung behandelt.

an diesen Unterricht schließt sich eine praktische Lernphase an, die in einer stufenweisen Aufnahme der produktiven Arbeit mündet. Die Arbeit erfolgt zunächst unter Anleitung eines Trainers, später unter beratender Betreuung.

in zunächst wöchentlichem, später seltenerem Turnus findet ein Erfahrungsaustausch der Anwender mit den Trainern bzw. den IT-Betreuern statt, der sowohl der Klärung von Verständnisschwierigkeiten als auch dem Sammeln von Verbesserungs- und Erweiterungsvorschlägen dient.

Für Mitarbeiter/-innen, die neu im Arbeitsumfeld eingesetzt werden, sind individuelle Lösungen zu suchen, die zu einer ausreichenden Qualifizierung führen.

Bei neuen Software-Releases werden die Anwender auf die sie betreffenden Änderungen hingewiesen. Handelt es sich um umfangreichere Änderungen, so findet für alle Betroffenen eine entsprechende Schulung statt.

(12) Beteiligung der Anwender
Beide Vereinbarungspartner stimmen darin überein, dass eine frühzeitige Anwenderbeteiligung am Entwurf neuer Systeme erforderlich ist. Die Dienststelle wird daher geeignete Entwicklungs- bzw. Anpassungsmethoden und Werkzeuge einsetzen, die eine frühzeitige „Vorführbarkeit“ und Diskutierbarkeit neuer Systeme ermöglichen, dabei fließen die Erfahrungen der Anwender/-innen bei der Auswahl mit ein.

Zur Entwicklung und verwaltungsspezifischen Anpassung neuer Anwendungen werden vorrangig Methoden des Prototyping eingesetzt, d. h. der Entwurf des geplanten neuen Anwendungssystems wird in Form eines Prototyps mit Testusern realisiert. Dieser Prototyp wird bis zur späteren Anwendung verfeinert.

(13) Beschäftigtenschutz
Wenn aus Anlass der Einführung und Umsetzung von IuK-Techniken Umsetzungen von Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern erforderlich werden, so sind alle Möglichkeiten auszuschöpfen, um den Beschäftigten ein Aufgabengebiet zu übertragen, dass ihrer Qualifikation, ihrer Berufs- und Diensterfahrung und ihrer Eingruppierung entspricht.

§ 5
Verfahrensregelungen

1) Längerfristige IT-Planung
Dem Personalrat werden einmal jährlich in einem Quartalsgespräch die mittel- bzw. längerfristige IT-Planung sowie die wichtigsten Projekte des Folgejahres vorgestellt. Weiterhin erfolgt eine Erörterung der möglichen Auswirkungen auf die Zahl und die Qualität der Arbeitsplätze sowie auf eventuelle Beschäftigungsverschiebungen innerhalb der Verwaltung.

(2) Neue Systeme
Der Personalrat wird über neue Anwendungssysteme anhand schriftlicher Unterlagen sowie über die Einhaltung der Anforderung dieser Rahmenvereinbarung erstmals informiert, sobald eine Planungsentscheidung getroffen ist. Eine ausführlichere Unterrichtung erfolgt, sobald konkrete Vorstellungen über die Gestaltung des betroffenen Systems bestehen (Pflichtenheft).

Macht der Personalrat die Erforderlichkeit einer ergänzenden Regelung geltend, so verhandeln die Parteien mit dem Ziel einer einvernehmlichen Lösung.

(3) Erweiterung der Systeme
Wichtige Änderungen neuer Releases werden dem Personalrat vor Aufspielung erläutert. Bei der jeweiligen Information wird überprüft, ob die Grundsätze der Vereinbarung eingehalten sind.

(4) Initiativrecht
Ergeben sich aus der Anwendung eines Systems neue Probleme, die mit der Überwachung von Leistung oder Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu tun haben, oder macht der Personalrat Abweichungen von den Grundsätzen dieser Vereinbarung (Ziffer 4) geltend, so wird über die Angelegenheit mit dem Ziel einer einvernehmlichen Regelung verhandelt.

§ 6
Salvatorische Klausel

Ist eine Regelung dieser Vereinbarung rechtswidrig, so bleibt die Gültigkeit der übrigen Regelungen unberührt.

§ 7
Inkrafttreten und Kündigung

Diese Vereinbarung mit ihren Anlagen tritt mit Unterzeichnung in Kraft und ersetzt die Vereinbarung in der Fassung vom 01.12.2005. Sie kann mit einer Frist von 3 Monaten ganz oder teilweise gekündigt werden. Nicht gekündigte Teile wirken bis zum Abschluss einer neuen Vereinbarung nach.

Lüneburg, 01.11.2012

gez. Nahrstedt gez. Kelm

_____________________________ __________________________

Landrat Personalrat