§ 1 Geltungsbereich
(2) Die Einhaltung der steuerlichen Pflichten bedeutet eine vollständige, wahrheitsgemäße und termingerechte Steuerdeklaration sowie -zahlung. Damit geht auch das Erfordernis einher, bestehende organisatorische und technische Prozesse und Ressourcen den steuerlichen Vorschriften regelmäßig anpassen zu müssen.
(3) Dem Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement obliegt die Einhaltung der steuerlichen Pflichten des Landkreises Lüneburg im Sinne der Absätze 1 und 2. In diesem Zusammenhang obliegen dem Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement folgende zentrale Aufgaben:
(2) Die Fachbereichsleitungen und ihre Stellvertretungen sowie die Fachdienstleitungen und ihre Stellvertretungen haben sich mit der Dienstanweisung Steuern vertraut zu machen.
(3) Die Fachdienstleitungen sind die steuerlichen Ansprechpartner für den Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement. Für die praktische Umsetzung können die Fachdienstleitungen eine Person aus ihrem Fachdienst als steuerlichen Ansprechpartner benennen. Diese Person gilt als weiterer steuerlicher Ansprechpartner. Die Verantwortung als steuerlicher Ansprechpartner obliegt trotzdem weiterhin bei der Fachdienstleitung.
(4) Die steuerlichen Ansprechpartner dienen als Multiplikatoren für das steuerliche Wissen. Es soll damit u. a. sichergestellt werden, dass die Fachdienste ein fundiertes Basiswissen im Steuerrecht vorhalten. Änderungen im Steuerrecht können dann zielgerichtet durch den Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement an die betroffenen Fachdienste kommuniziert werden.
(5) Den steuerlichen Ansprechpartnern wird eine Teilnahme an internen Fortbildungen oder Workshops ermöglicht, die regelmäßig vom Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement organisiert werden.
(2) Bis zur Einführung des digitalen Rechnungsworkflows im jeweiligen Fachdienst sind umsatzsteuerbare Vorgänge durch den Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement in der Finanzsoftware zu erfassen. Die entsprechenden Rechnungen und Belege sind dem Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement von den dezentralen Organisationseinheiten zuzuleiten. Einzelheiten ergeben sich aus der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung und die Kreiskasse des Landkreises Lüneburg.
(3) Der Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement prüft die Umsatzsteuer relevanten Eingangsrechnungen auf die formelle Ordnungsmäßigkeit gem. § 14 UStG.
(4) Weist die vorgelegte Rechnung Mängel auf, ist der verursachende Fachdienst unter Angabe des Mangels darüber zu informieren. Der verursachende Fachdienst hat eine ordnungsgemäße Rechnung vom Verkäufer oder Dienstleister einzuholen.
(3) Im Rahmen der steuerlichen Außenprüfungen der Finanzverwaltung treffen den Landkreis Lüneburg erhöhte Mitwirkungspflichten nach § 200 AO. So müssen bspw. Auskünfte erteilt, Aufzeichnungen, Bücher und sonstige zur steuerlichen Sachverhaltsermittlung dienenden Unterlagen zur Ansicht vorgelegt und dem Prüfer oder Prüferin Zutritt zu den Betriebs- und Geschäftsräumen gewährt werden. Für die Beantwortung der Prüfungsanfragen der Finanzverwaltung kann eine wahrheitsgemäße Auskunft häufig nur durch eine Vielzahl von Informationen aus unterschiedlichen Fachdiensten erteilt werden. Auf Nachfrage des Fachdienstes Finanz- und Beteiligungsmanagement sind die geforderten Unterlagen vom jeweiligen Fachdienst zu übermitteln, damit die Prüfungsanfragen zeitnah beantwortet werden kann.
(4) Bei einer steuerlichen Außenprüfung ist der Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement durch den Fachdienst Informations- und Kommunikation zu unterstützen, um die elektronischen Daten nach Vorgaben der Finanzbehörde an diese zu übertragen gem. § 147 (6) AO.
(5) Die Prüfungsberichte der Steuerverwaltung sind der Fachdienstleitung Finanz- und Beteiligungsmanagement, der Fachbereichsleitung Mobilität und Finanzen, dem Rechnungsprüfungsamt und dem Landrat zur Kenntnis zu geben.
(2) Die Organisationseinheiten des Landkreises Lüneburg, die neue wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben, haben vor der Tätigkeitsausübung den Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement zu unterrichten. Ob ein neuer BgA vorliegt, entscheidet der Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement auf Basis der bereitgestellten Informationen.
• Einnahmesachverhalte, die auf einer privatrechtlichen Vereinbarung basieren (z. B. Personalgestellungsvertrag, Mietverträge und Sponsoring) oder bei denen die Vertragsgrundlage (privatrechtlich oder öffentlich-rechtlich) unklar ist
• Einnahmesachverhalte, die auf einer öffentlichen rechtlichen Grundlage basieren (z. B. Zweckvereinbarungen mit anderen Kommunen). Ausgenommen sind Leistungen, die aufgrund gesetzlicher Bestimmungen nur von jPöR erbracht werden dürfen
• Leistungen des Landkreises, die im Tausch gegen eine Leistung eines Dritten erfolgen
• Zahlungen an ausländische Unternehmer, für in Anspruch genommene Leistungen / Waren, weil hier eine Umkehr der Steuerschuldnerschaft begründet sein kann (siehe § 9)
• Investitionsvorhaben, aus denen der Landkreis Lüneburg anschließend Einnahmen erzielt (z. B. Bauinvestitionen, die zu Mieteinnahmen führen), soweit es nicht Leistungen und daraus entstehende Einnahmen sind, die aufgrund gesetzlicher Bestimmungen nur von jPöR erbracht werden dürfen.
• Installation von Photovoltaik-Anlagen (eigene wie auch von fremden Dritten)
• Erhaltene Zuschüsse, ausgenommen sind Förderung durch Europäische-, Bundes- oder Landesprogramme sowie Investitions- und Förderbanken
(2) Die Mitteilung der Sachverhalte nach Abs. 1 hat vor Abschluss damit im Zusammenhang stehender Vereinbarungen und Verträge zu erfolgen. Sollte eine Mitteilung im Vorwege nicht möglich sein, so ist der Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement umgehend nach Abschluss der Vereinbarungen und Verträge zu informieren.
(3) Der Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement prüft die ihm mitgeteilten Sachverhalte auf etwaige steuerliche Auswirkungen.
(4) Die Fachdienstleitung und die steuerlichen Ansprechpartner erhalten vom Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement eine Rückmeldung zu etwaigen steuerlichen Auswirkungen und ggf. Änderungsempfehlungen.
(5) Werden Vereinbarungen oder Verträge abgeschlossen, ohne den Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement einzubeziehen, bleibt das steuerrechtliche Risiko bei der Fachdienstleitung.
(2) Dem Landkreis Lüneburg wurde eine USt-IdNr. zugeteilt. Die Herausgabe der USt-IdNr. erfolgt nach vorheriger Abstimmung mit dem Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement.
(2) Der Landkreis Lüneburg hat ein zentrales Amazon Businesskonto eingerichtet. Wareneinkäufe über Amazon dürfen nur nach einer Freischaltung durch den Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement getätigt werden. Bei Bedarf einer Zugriffsmöglichkeit auf das zentrale Amazon Businesskontos hat eine Meldung über die jeweilige Fachdienstleitung per E-Mail an den Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement zu erfolgen. Die Nutzung dezentraler Amazon Businesskonten ist nicht zulässig.
(2) Für alle umsatzsteuerrelevanten Sachverhalte sind dem Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement die Monatsumsätze bis zum 15. des Folgemonats elektronisch oder schriftlich bereitzustellen. Es reicht die Erfassung und Freigabe über den elektronischen Rechnungsworkflow.
(2) Die betroffenen Fachdienste haben die Aufbewahrungsfristen für ihre steuerlich relevanten Unterlagen zu beachten und sicherzustellen. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sind zu beachten.
(3) Der Fachdienst Informations- und Kommunikationtechnik hat sicherzustellen, dass die elektronischen Aufzeichnungen und Rechnungen (durch Infoma newsystem) entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gesichert werden. Vor einem Systemwechsel (aktuell Infoma newsystem), ist durch den Fachdienst Informations- und Kommunikation die weitere Verfügbarkeit der ursprünglichen Daten verlässlich zu testen. Insbesondere ist eine Lesbarkeit und maschinelle Verarbeitung der Daten über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungspflicht zu gewährleisten.
(2) Durch den Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement sind regelmäßig detektivische (aufdeckende) Maßnahmen durchzuführen. Zu diesen Maßnahmen gehören z. B. die Verprobung der Umsatzsteuerjahreserklärung, Überprüfung der Debitoren auf ausländische Bankkonten und Adressen, Auswertungen der Umsatzsteuervoranmeldungen.
(3) Der Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement stellt den Fachdiensten einmal jährlich eine Übersicht zu den steuerverstrickten Einnahmen zur Verfügung. Diese ist durch den jeweiligen Fachdienst im Hinblick auf ihre Vollständigkeit zu überprüfen.
(2) Bei Verstößen gegen diese Dienstanweisung ist die Fachdienstleitung Finanz- und Beteiligungsmanagement zu informieren. Diese informiert bei Bedarf weitere Organisationseinheiten.
(3) Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben bei Verdacht einer Steuerstraftat oder Steuerordnungswidrigkeit umgehend den Fachdienst Finanz- und Beteiligungsmanagement oder alternativ die Fachbereichsleitung Finanzen und Mobilität zu benachrichtigen. Das Rechnungsprüfungsamt ist über diesen Vorgang zu informieren.
Landrat