Vereinbarung
zwischen
dem Landkreis Lüneburg, vertreten durch den Landrat
- nachstehend Landkreis genannt -
und
der Hansestadt Lüneburg, vertreten durch den Oberbürgermeister
- nachstehend Stadt genannt -
§ 1
Die Stadt übernimmt die Durchführung der Bezügesachbearbeitung und –abrechnung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Landkreises. Sie nimmt diese Aufgabe namens und im Auftrage des Landkreises wahr.
Im Zusammenhang mit der Durchführung der Bezügesachbearbeitung und –abrechung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Landkreises werden zwei Beschäftigte des Landkreises, die derzeit die Bezügeabrechnung beim Landkreis durchführen, mit 1,75 Stellenanteilen an die Stadt abgeordnet. Beim Ausscheiden der Mitarbeiterinnen werden diese Stellen nicht nach besetzt. Hierzu wird ein gesonderter Personalgestellungsvertrag geschlossen.
§ 2
Der Landkreis überträgt der Stadt ferner die Aufgaben der Familienkasse und zeigt dieses dem Bundeszentralamt für Steuern an.
§ 3
Die Bezügesachbearbeitung und –abrechnung umfasst folgende Arbeiten:
a) Vorbereitung und Erstellung der Abrechnung der Bezüge für Beamte, Beschäftigte und ggf. sonstige Mitarbeiter.
Hierzu gehören insbesondere:
- Ersterfassung der Stammdaten in das EDV-System der Stadt ab 01.01.2009.
- Neuerfassung und monatlicher Änderungsdienst
- Durchführung des EDV-Laufes und Erstellung der Datenträger für die Überweisung unter Verwendung des bei der Stadt jeweils eingesetzten Personalabrechnungsverfahrens
- Erstellung von Listen, die beim Abrechnungslauf anfallen, zur Buchung und Belastung der vorgegebenen Kostenstellen und Kostenträger des Landkreises.
b) Ermittlung der Brutto-Gehälter und Entgelte nach Vorgabe der Besoldungs- und Entgeltgruppen durch den Landkreis, des Familienzuschlages und des Kindergeldes nach Vorlage entscheidungsfähiger Unterlagen durch den Landkreis oder durch die Beschäftigten unmittelbar.
c) Berechnung von Pfändungen
d) Abwicklung des Meldewesens
- Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) DATÜV–ZVE
- Sozialversicherungsträger DEÜV und Beitragsnachweise,
- Kindergeldstatistik
- Meldungen an die zentrale Zulassungsstelle für Altersvermögen (ZfA)
- Lohnsteueranmeldungen
- Lohnsteuerbescheinigungen
e) Erstellung der Personalstandsstatistik für das Niedersächsische Landesamt für Statistik.
f) Erstellen der Schwerbehindertenstatistik für die Bundesagentur f. Arbeit
g) Abwicklung von Anträgen auf Altersteilzeit nach Entscheidung durch den Landkreis, Beratung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
h) Beratung und Vorbereitung der Rentenanträge für die Zusatzversorgung.
i) Erstellung von Bescheinigungen für die Sozialversicherungsträger, Bundesagentur für Arbeit, Gemeinden usw.
j) Erstellen von Vergleichsmitteilungen
k) Erteilung von Auskünften an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, soweit diese sich auf die vorstehenden Arbeitsvorgänge beziehen.
l) Führung der Gehalts- und Lohnkonten für die Abrechnungsfälle einschließlich Jahresabschluss und Erteilung der hieraus zu erstellenden Bescheinigungen.
m) Festsetzung, Berechnung und Zahlung von Kindergeld
§ 4
Der Landkreis stellt die erforderlichen Daten zur Ersterfassung nach dem von der Stadt gesondert vorgegebenen Terminplan zur Verfügung.
Die Veränderungsdaten werden spätestens drei Werktage vor dem Eingabeschluss der Stadt zur Verfügung gestellt. Hierfür verwendet der Landkreis die Vordrucke der Stadt. Sämtliche Änderungen sollten für eine schnelle Kommunikation nach Möglichkeit elektronisch zur Verfügung gestellt werden.
§ 5
Die Stadt stellt dem Landkreis bis zum 01.10.2008 zwei nicht benutzergebundene Datenzugänge (sog. Terminalzugänge) zum Abrechnungsprogramm zur Verfügung. Mit diesen Zugängen ist ein uneingeschränkter Zugang zu den Daten des Landkreises im Rahmen des Datenschutzes möglich.
Der Landkreis kann über diese Datenzugänge auf alle hinterlegten Personalstammdaten zugreifen und diese auswerten. Weiterhin kann er auf die im Personalabrechnungsprogramm vorgesehenen Standartauswertungen zurückgreifen bzw. eigene Listen generieren.
Zusätzlich erhält der Landkreis die Möglichkeit, selbständig für seine Beschäftigten das Stellenplanmodul des Abrechnungsprogramms zu nutzen und die als Anlagen zum Haushaltsplan vorgeschriebenen Übersichten sowie den namentlichen Stellenplan zu erstellen. Für die Nutzung des Stellenplanes beteiligt sich der Landkreis an den Lizenzkosten. Darüber wird eine gesonderte Vereinbarung geschlossen.
Der Landkreis kann über diese Datenzugänge für die laufende Haushaltsbewirtschaftung sowie die Personalkostenkalkulation auch Personalkostenhochrechnungen auf der Basis des vorhandenen Personalbestandes durchführen.
Weiterhin erhält der Landkreis ab 01.01.2009 weitere Datenzugänge für den Leiter des Servicebereiches, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Personalservices sowie des Rechnungsprüfungsamtes über das sog. HCM Portal. Der Landkreis kann über dieses Portal auf alle hinterlegten Personalstamm- und Stellenplandaten sowie auf vorgefertigte Auswertungen zugreifen.
Über den vorgenannten Umfang hinausgehende Individualauswertungen erstellt die Stadt für den Landkreis gegen Erstattung der Kosten.
§ 6
Die Stadt haftet im Zusammenhang mit der Durchführung dieser Vereinbarung nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit.
§ 7
Die Stadt darf die ihr überlassenen bzw. bekannt gewordenen Daten nur im Rahmen dieser Vereinbarung und nach den Weisungen des Landkreises verarbeiten und nutzen. Eine Verwendung für andere Zwecke ist nicht gestattet. Weisungen bedürfen der Schriftform. Durch autorisierte Personen des Landkreises erteilte mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich zu bestätigen.
Die Stadt verpflichtet sich, Datenschutzkontrollen des Landkreises und/oder einer Aufsichtsbehörde bzw. andere prüfberechtigte Kontrollbehörden zuzulassen und die Prüfbehörden insoweit zu unterstützen.
Die Abrechnungsvorgänge werden bei der Stadt verwahrt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen an den Landkreis zurückgegeben. Diese Unterlagen werden vertraulich behandelt und Unbefugten nicht zugänglich gemacht.
Zwischen den beiden Parteien besteht Einvernehmen, dass die mit der Bearbeitung von Angelegenheiten beauftragten Beschäftigten keine Dritten im Sinne der datenschutzrechtlichen Bestimmungen sind.
§ 8
Für die in §§ 1 und 2 aufgeführten Leistungen leistet der Landkreis der Stadt pro Abrechnungsfall und Monat einen Kostenersatz von 12,15 € *) netto. Die monatliche Anzahl der Fälle ermittelt sich aus der Lohnsteueranmeldung.
[ *) 11,25 € Stand 2007 zzgl. Tarifsteigerungen für 2008 (5,1%) und 2009 (2,8%)]
Der Kostenersatz ist jeweils zum Beginn eines Quartals für das abgelaufene Quartal fällig. Hierüber erhält der Landkreis rechtzeitig eine detaillierte Aufstellung.
Der Kostenersatz erhöht sich jeweils um den Prozentsatz und zu dem Termin, an dem die Entgelte der Beschäftigten tariflich angehoben werden. Eine etwaige Erhöhung des Sockelbetrages wird prozentual umgerechnet. Eine entsprechende Erhöhung des Kostenersatzes ist erstmals frühestens zum 01.01.2010 zulässig.
Der Stadt liegt eine verbindliche Auskunft des Finanzamtes Lüneburg vom 21.08.2003 vor, wonach die Personalkostenabrechnung für andere Gemeinden und Samtgemeinden zu keiner steuerlichen Belastung führt.
Beiden Parteien ist bekannt, dass die steuerrechtlichen Fragen im Zusammenhang mit der interkommunalen Zusammenarbeit durch die zuständigen Ministerien derzeit diskutiert und noch nicht abschließend geklärt sind. Sollte sich für die Stadt eine Steuerpflicht ergeben, erhöht sich der Kostenersatz entsprechend. Im Falle einer Nachveranlagung trägt der Landkreis die zusätzlichen Kosten.
§ 9
Diese Vereinbarung kann mit einer Frist von 6 Monaten zum Ende eines Kalenderjahres gekündigt werden.
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Im Falle einer außerordentlichen Kündigung beträgt die Auslauffrist für die Vereinbarung 3 Monate zum Quartalsende.
Mit der Kündigung dieser Vereinbarung tritt auch die gesondert vereinbarte Gestellung von 2 Beschäftigten des Landkreises mit 1,75 Stellenanteilen außer Kraft.
§ 10
Änderungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform.
§ 11
Die Nichtigkeit einer Vertragsbestimmung hat nicht die Nichtigkeit des ganzen Vertrages zur Folge.
§ 12
Die Vereinbarung gilt für alle Abrechnungsfälle ab 01.01.2009. Die näheren Regelungen der erstmaligen Übernahme der Datenbestände zum 01.01.2009 werden gesondert abgesprochen.
Lüneburg, den 17.12.2008
gez. Manfred Nahrstedt gez. Ulrich Mädge
Landrat Oberbürgermeister