Inhaltsverzeichnis
§ 1 Geltungsbereich, Begriff
§ 2 Einrichtung und Aufhebung von Handvorschüssen
§ 3 Aufbewahrung
§ 4 Zahlungen
§ 5 Nachweisung, Abrechnung
§ 6 Verwaltung des Handvorschusses
§ 7 Überwachung
§ 8 Ermächtigung
§ 9 Inkrafttreten



Aufgrund des § 43 der Kommunalhaushalts- und kassenverordnung ( KomHKVO ) in Verbindung mit § 10 der Eigenbetriebsverordnung wird für den beim Betrieb Straßenbau und -unterhaltung eingerichteten Handvorschuss die folgende Dienstanweisung erlassen :
(1)
Diese Dienstanweisung gilt für alle Stellen des Betriebes Straßenbau und -unterhaltung, bei denen Gelder bar ausgezahlt werden.

(2)
Handvorschuss im Sinne dieser Dienstanweisung ist ein Vorschuss, der einzelnen Stellen oder Bediensteten innerhalb des Betriebes Straßenbau und -unterhaltung zur Leistung geringfügiger regelmäßig anfallender Barzahlungen gewährt wird.
(1)
Der Antrag auf Einrichtung, Erhöhung oder Verringerung eines Handvorschusses ist an die Betriebsleitung zu richten. Der Höchstbetrag für Handvorschüsse beträgt 600,00 €. Die Einrichtung, Änderung oder Aufhebung eines Handvorschusses bedarf der schriftlichen Verfügung durch die Kassenaufsicht des
Betriebes Straßenbau und -unterhaltung. Im Bereich SV ist ein Verzeichnis der eingerichteten Handvorschüsse mit den Angaben aus § 2 Absatz 2 dieser Dienstanweisung zu führen

(2)
Die Verfügung muss mindestens enthalten:
1. Stelle bei der der Handvorschuss eingerichtet wird
2. Name des den Handvorschuss verwaltenden Mitarbeitenden und dessen Vertretung
3. Aufgabe des Handvorschusses
4. Höhe des Handvorschusses
5. Aufbewahrungsort(1)
Bargeld und Belege müssen in einer verschließbaren Kassette aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung von Privatsachen ( Bargeld usw. ) in der Kassette ist unzulässig.(2)
Soweit keine Geschäftsvorgänge im Zusammenhang mit dem Handvorschuss vorgenommen werden, ist die Kassette verschlossen im Tresor des Betriebes Straßenbau und –unterhaltung aufzubewahren. (3)
Der Zweitschlüssel der Kassette ist von der Vertretung sicher aufzubewahren.(4)
Die Einrichtung von Bankkonten für Handvorschüsse ist nicht gestattet
(1)
Für Auszahlungen müssen die Zahlung begründende Unterlagen ( z.B. Rechnungen, maschinelle oder manuelle Quittungen ) vorliegen(1)
Soweit in der Einrichtungsverfügung keine besondere Regelung getroffen ist, ist die Nachweisung und Abrechnung der Zahlungen des Handvorschusses nach § 5 Absätze 2 – 4 vorzunehmen

(2)
Über alle Zahlungen ist eine Nachweisung nach Anlage 1 zu führen. Die Einzelbelege sind laufend zu nummerieren. Die Eintragungen in den Nachweisungen sind am Tage des Geschäftsvorfalles vorzunehmen.

(3)
Der Handvorschuss ist zum Zeitpunkt des absehbaren Verbrauches der Barmittel spätestens am Ende des Haushaltsjahres zusammen mit der Erstellung eines Barscheckes in Höhe des verbrauchten Betrages über die Bereichsleitung SV abzurechnen

(4)
Der im Zuge der Abrechnung erstellten Kassenanordnung sind die Belege und eine Ausfertigung der Nachweisung beizufügen. Eine Durchschrift der Kassenanordnung und die zweite Ausfertigung der Nachweisung sind von dem Verwaltenden des Handvorschusses aufzubewahren.


(1)
Der Verwaltende des Handvorschusses ist verantwortlich für die Aufbewahrung (§ 3 ), die Zahlungen ( § 4 ) sowie die Nachweisung und Abrechnung ( § 5 ).

(2)
Für den Zeitraum seines Urlaubes hat der Verwaltende sicherzustellen, dass die Vertretung Zugriff auf alle erforderlichen Unterlagen zur ordnungsgemäßen Führung der Handvorschusskasse besitzt. Der Bestand der Handvorschusskasse und die ordnungsgemäße Führung der Nachweisung ist vorab mit
der Vertretung abzuklären und zu dokumentieren. Nach Rückkehr des Verwaltenden ist entsprechend zu verfahren.

(3)
Besondere Vorkommnisse ( z. B. Diebstahl, Mehr- oder Minderbestand, Verlust von Unterlagen, Beschädigung der Kassette, Verlust des Kassette- oder des Behälterschlüssels ) sind der Bereichsleitung SV unverzüglich zu melden. Dieser unterrichtet die Betriebsleitung.

(4)
Überschüsse sind als Einnahme vorzutragen, Fehlbeträge sind vom Verwaltenden zu ersetzen.
(1)
Die Bereichsleitung SV überwacht die einwandfreie Führung des Handvorschusses. Zu diesem Zweck wird innerhalb eines Wirtschaftsjahres mindestens eine unvermutete Prüfung des Handvorschusses durchgeführt. Die Prüfung ist auf der Nachweisung mit Ergebnis, Datum und Unterschrift zu vermerken.

(2)
Die Bereichsleitung SV nimmt eine Kopie der geprüften Nachweisung zu seinen Unterlagen.

(3)
Die Prüfung bezieht sich jeweils auf den Zeitraum von der letzten Prüfung bis zum Prüfungstag

(4)
Die Prüfungen durch das Rechnungsprüfungsamt werden durch die Prüfungen der Bereichsleitung SV nicht berührt
Die Verwaltenden des Handvorschusses werden für ihren Aufgabenbereich gemäß § 42 KomHKVO hiermit ermächtigt, im Rahmen der für den jeweiligen Handvorschuss festgesetzten Höchstbeträge Zahlungsmittel auszugeben.
Diese Dienstanweisung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft, gleichzeitig tritt die bisher gültige Dienstanweisung außer Kraft.


Scharnebeck, 25.01.2023


gez. Seegers
Betriebsleiter

(Siehe angehängte Datei: DA Handvorschuss.pdf)