Inhaltsverzeichnis:
§ 1 Regelungsgegenstand und Geltungsbereich
§ 2 Ziele und Grundsätze des DMS
§ 3 Einführung und Betrieb des landkreiseinheitlichen DMS
§ 4 Gestaltung der Arbeitsplätze
§ 5 Anwenderschulung und -betreuung, Partizipation
§ 6 Verhaltens- und Leistungskontrolle, mitarbeiterbezogene Auswertung
§ 7 Datenschutz, Zugriffsrechte
§ 8 Protokollierung, Versionierung
§ 9 Rechte des Personalrats
§ 10 Salvatorische Klausel
§ 11 Inkrafttreten und Kündigung


wird gemäß § 67 des Niedersächsischen Personalvertretungsgesetzes (NPersVG) folgende Vereinbarung geschlossen:

(1) Die Vereinbarung gilt für alle Organisationseinheiten des Landkreises Lüneburg, in denen ein Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem (DMS) eingesetzt wird.

(2) Beim Landkreis Lüneburg wird ein einheitliches, zentral betriebenes DMS eingeführt. Weitere DMS sind nur im Ausnahmefall zulässig und bedürfen der Genehmigung des Landrates.

(3) Diese Vereinbarung regelt die Rechte und Pflichten der Anwender des DMS sowie die Auswertung der im DMS verwalteten Daten der Benutzer. Diese Dienstvereinbarung dient der ordnungsgemäßen Anwendung der elektronischen Vorgangsbearbeitung sowie auch als Schutzmaßnahme für die Beschäftigten, z. B. vor unbefugten Verhaltens- und Leistungskontrollen (vg. § 2 Abs. 3 S. 1 und § 6).

(1) Mit der Einführung eines DMS soll den Beschäftigten des Landkreises Lüneburg eine anwenderfreundliche, moderne, IT-gestützte Arbeitsumgebung zur elektronischen Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen zur Verfügung gestellt werden. Die Informationen sollen besser verfügbar sein, die Aktenführung soll vereinheitlicht und damit die Effektivität und Transparenz des Verwaltungshandelns verbessert werden. Das DMS soll auch die Zusammenarbeit von Beschäftigten erleichtern, deren Arbeitsplätze sich an verschiedenen Standorten befinden (z. B. bei Telearbeit oder Dienststellen mit verschiedenen Standorten).

(2) Die Beschäftigten sind bei der Einführung des DMS rechtzeitig und umfassend zu informieren und zu beteiligen.

(3) Individuelle Verhaltens- und Leistungskontrollen im DMS sind nur nach Maßgabe des § 6 zulässig. Im DMS werden nur die für den Betrieb des DMS erforderlichen Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiterverarbeitet.

(4) Das DMS wird ausschließlich für dienstliche Zwecke genutzt.

(5) Die gemeinsame Erklärung über die sozialverträgliche Gestaltung der Verwaltungsreform
beim Landkreis Lüneburg vom 25.02.1999 findet Anwendung.

(1) Die Einführung des landkreiseinheitlichen DMS erfolgt im Rahmen des Projektes über die Einführung des E-Government. Der Personalrat ist in der Koordinierungsgruppe des Gesamtprojektes E-Government sowie im Teilprojekt DMS vertreten.

(2) Der technische Betrieb obliegt dem Fachdienst 33 (IT-Service). Das Verfahren wird zentral betrieben. Die Anwender haben über das Intranet einen Online-Zugriff auf das DMS

Für die Arbeit mit dem DMS sind die Arbeitsplätze dem Stand der Technik und den gesicherten arbeitsmedizinischen und ergonomischen Erkenntnissen entsprechend auszustatten. Die auf die Arbeitsschutzgesetze gestützten Rechtsverordnungen, insbesondere die Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit an Bildschirmgeräten (Bildschirmarbeitsverordnung – BildschArbV), sowie die jeweils gültigen Vorschriften über die Arbeitsbedingungen an Bildschirmgeräten – insbesondere der Tarifvertrag über die Arbeitsbedingungen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auf Arbeitsplätzen mit Geräten der Informations- und Kommunikationstechnik vom 25.01.1990 und die Verwaltungsvorschrift Nr. 3 zu § 87 NBG – sind zu beachten.

Ziel ist es, an DMS-Arbeitsplätzen Flachbildschirme einzusetzen, auf denen zwei DIN A4-Seiten vollständig in ausreichender Auflösung dargestellt werden können. Vorübergehend, bis zu einer Ersatzbeschaffung, können vorhandene 19“-Flachbildschirme weiter eingesetzt werden.

(1) Alle Beschäftigten, die mit DMS arbeiten, sind durch zielgerichtete Schulungen vorzubereiten, die zeitnah zur Einführung des DMS durchgeführt werden. E-Learning bzw. Web-Based-Training (WBT) wird nicht als Ersatz für die Einführungs-Schulungen eingesetzt.(2) Für den Betrieb des landkreiseinheitlichen DMS werden eine technische und eine fachliche Betreuung eingerichtet.

(3) Die technische Betreuung unterstützt bei der Bereitstellung der DMS-Technik (z. B. Betrieb der Server, Bereitstellung von Datenbank und DMS-Software). Sie wird vom Fachdienst 33 (IT-Service) geleistet.

(4) Die fachliche Betreuung unterstützt bei der Nutzung der DMS-Funktionalitäten (z. B. Pflege von Aktenplan/Aktenverzeichnis, inhaltliche DMS-Betreuung, DMS-Benutzerverwaltung, Aussonderung und Archivierung). Zur fachlichen Betreuung der Anwenderinnen und Anwender sollen besonders geschulte DMS-Betreuerinnen und DMS-Betreuer eingesetzt werden, die vor Ort die notwendige Unterstützung leisten. Diese Aufgaben sollen von den schon jetzt vorhandenen IT-Betreuern in den Fachdiensten geleistet werden. Sie erhalten für Ihre Aufgaben die erforderliche Unterstützung vom Fachdienst 33 (IT-Service).

(5) Veränderungsvorschläge von Beschäftigten werden aufgenommen, inhaltlich bewertet und beantwortet. Im Intranet wird die Möglichkeit zum Austausch von Informationen und Meinungen anhand einer Datenbank geschaffen.

(1) Eine individuelle Verhaltens- und Leistungskontrolle findet nicht statt. Nach Zustimmung des Personalrates sind mitarbeiterbezogene Auswertungen in folgenden Fällen zulässig:
- Durchführung von Belastungsuntersuchungen von IuK-Technik.

(2) Erkenntnisse, die aus dem im DMS verwalteten Schriftgut gewonnen werden, dienen ausschließlich der Sachbearbeitung.

(1) Die Bestimmungen des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes sind einzuhalten. Der Betrieb des DMS erfolgt im Rahmen eines IT-Sicherheitskonzeptes. Die Verarbeitung von schützenswerten personenbezogenen Daten ist so zu gestalten, dass sie Unbefugten nicht zur Kenntnis gelangen können.

(2) Das DMS soll als ein fachliches Informations- und Wissensmanagementsystem genutzt werden. Dazu werden innerhalb der Kreisverwaltung allgemeine Vorgangsdaten für alle Beschäftigten lesbar zur Verfügung gestellt, soweit dies datenschutzrechtlich zulässig ist.

(3) Bis zum Abschluss der Evaluation in der Pilotphase werden keine Personalakten in das System aufgenommen.

(1) Im DMS werden keine unzulässigen Protokollierungen durchgeführt.

(2) Die Vergabe und die Änderung der Zugriffsberechtigungen werden automatisch dokumentiert.

(3) Jede Änderung eines Objektes im Zeichnungsverfahren oder bei einem Benutzerwechsel erzeugt eine neue Version dieses Objekts. Im DMS ist dauerhaft nachvollziehbar, wer wann welche Änderungen an Objekten vorgenommen hat.
(1) Wichtige Änderungen neuer Releases werden dem Personalrat vor Aufspielung erläutert. Bei der jeweiligen Information wird überprüft, ob die Grundsätze der Vereinbarung eingehalten sind.

(2) Der Personalrat erhält jederzeit Gelegenheit, sich von der Einhaltung der Regelungen dieser Vereinbarung zu überzeugen.

Soweit einzelne Regelungen der Vereinbarung aufgrund anderweitiger rechtlicher Bestimmungen unwirksam sein sollten, wird die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen hierdurch nicht berührt.

(1) Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft.

(2) Sie kann mit einer Frist von 3 Monaten ganz oder teilweise gekündigt werden. Soweit die Regelungen dieser Vereinbarung mit geltendem Recht in Einklang stehen, wirken sie bis zum Abschluss einer neuen Vereinbarung nach. Dieses gilt nicht für den Fall einer einvernehmlichen Auflösung.


Lüneburg, den 18.03.2010



gez. Manfred Nahrstedt gez. Andreas Kelm
Landrat Vorsitzender des Personalrats