Verwaltungsvereinbarung
über die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben der internen Meldestelle
nach § 14 Hinweisgeberschutzgesetz
Das Land Niedersachsen
vertreten durch das
Niedersächsische Ministerium für Inneres und Sport
Schriffgraben 12, 30159 Hannover
- nachstehend „Ministerium“ genannt -
und
Der Landkreis Lüneburg
vertreten durch den Landrat
Auf dem Michaeliskloster 4
21335 Lüneburg
- nachstehend „Kommune“
nachstehend gemeinsam auch „Parteien“ genannt
schließen die nachstehende Verwaltungsvereinbarung über die Betrauung des Ministeriums mit den Aufgaben der internen Meldestelle nach § 2 Abs. 2 Satz 2 des Niedersächsischen Hinweisgebermeldestellengesetz (NHinMeldG) i. V. m. § 14 Abs. 1 Satz 1 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
Präambel
Durch die Einführung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG - BGBl. I Nr. 140 vom 02. Juni 2023) hat der Bund die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (ABl. EU Nr. L 305 S. 17), zuletzt geändert durch Verordnung (EU) 2022/1925 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 14. September 2022 (HinSch-RL) für den Bund und die Länder umgesetzt.
Das Gesetz dient dem Schutz von hinweisgebenden Personen, die im Zusammenhang mit einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Rechtsverstöße erlangt haben und diese melden oder offenlegen, vor Repressalien. Das Gesetz erfasst Beschäftigte sowohl in der Privatwirtschaft als auch im öffentlichen Dienst. Demnach sind alle Beschäftigungsgeber nach § 12 Abs. 1 Satz 1 HinSchG mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten verpflichtet, interne Meldestellen einzurichten.
Das Niedersächsische Hinweisgebermeldestellengesetz (NHinMeldG) sieht in § 2 Abs. 2 Satz 2 vor, dass Kommunen und Beschäftigungsgeber nach § 1 Abs. 2 NHinMeldG (kommunale Beschäftigungsgeber) eine vom Ministerium bestimmte interne Meldestelle mit den Aufgaben der internen Meldestellen betrauen können. In dieser Verwaltungsvereinbarung werden die Modalitäten der Betrauung sowie die Grundsätze der Zusammenarbeit geregelt.
§ 1
Aufgabenübertragung
(1) Die Kommune betraut das Ministerium mit Aufgaben der internen Meldestelle nach § 2 Abs. 2 Satz 2 NHinMeldG i. V. m. § 14 Abs. 1 Satz 1 HinSchG im nachfolgend vereinbarten Umfang.
(2) Das Ministerium überträgt diese Aufgaben an die hierfür von ihm benannte Meldestelle (im Folgenden: Interne Meldestelle).
§ 2
Aufgaben des Ministeriums
(1) Das Ministerium betreibt für die Kommune folgende Meldekanäle nach § 16 HinSchG:
a) E-Mail
b) Rufnummer
c) Postanschrift.
Die konkret genutzte E-Mail-Adresse, Rufnummer und Anschrift können vom Ministerium angepasst werden. Das Ministerium teilt der Kommune derartige Änderungen rechtzeitig im Vorfeld mit. Änderungen, die aufgrund technischer Umstände unvorhersehbar notwendig werden, teilt das Ministerium der Kommune unverzüglich nach Bekanntwerden mit.
(2) Das Ministerium unterstützt die Kommune bei der Durchführung des Verfahrens nach § 17 HinSchG.
Dies umfasst im Einzelnen folgende Aufgaben:
a) Das Ministerium ist für die Entgegennahme von Meldungen sowie die Eingangsbestätigung gegenüber der hinweisgebenden Person zuständig.
b) Das Ministerium prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG fällt.
Die übrigen Aufgaben verbleiben bei der Kommune.
(3) Das Ministerium gibt die Meldung zur Durchführung des weiteren Verfahrens nach § 17 HinSchG und zum Ergreifen von Folgemaßnahmen gem. § 18 i. V. m. § 17 Abs. 1 Nr. 6 HinSchG unverzüglich an die Kommune ab, wenn der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG
fällt. Über die Abgabe informiert das Ministerium die hinweisgebende Person.
(4) Das Ministerium schließt das Verfahren ab, wenn der gemeldete Verstoß nicht in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG fällt. Es teilt der hinweisgebenden Person und der Kommune den Abschluss des Verfahrens mit.
§ 3
Aufgaben der Kommune
(1) Die Kommune informiert ihre Beschäftigten über die Betrauung des Ministeriums als interne Meldestelle samt Beschreibung der Zuständigkeiten des Ministeriums und gibt die vom Ministerium eingerichteten Meldekanäle bekannt.
(2) Die Kommune hält für ihre Beschäftigten klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren und einschlägige Meldeverfahren von Organen, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der Europäischen Union bereit. Die Kommune weist ihre Beschäftigten auf das Wahlrecht zwischen interner und externen Meldestelle nach § 7 HinSchG hin.
(3) Nach Abgabe des Verfahrens durch das Ministerium an die Kommune (§ 2 Abs. 3 dieser Vereinbarung), führt die Kommune das weitere Verfahren nach § 17 HinSchG. Dies umfasst insbesondere folgende Aufgaben:
a) Die Kommune prüft die Stichhaltigkeit, d.h. die Plausibilität der eingegangenen Meldung.
b) Die Kommune hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt und ersucht sie
erforderlichenfalls um weitere Informationen.c) Die Kommune ergreift angemessene Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG.
d) Die Kommune gibt der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung nach § 17 Abs.2 HinSchG.
(4) Die Kommune schließt das Verfahren ab,
a) wenn die eingegangene Meldung nicht stichhaltig ist,
b) nach Abschluss der internen Ermittlungen der Kommune oder
c) nach Abschluss weiterer Folgemaßnahmen gem. § 18 HinSchG.
Sie teilt der hinweisgebenden Person und dem Ministerium den Abschluss des Verfahrens mit, wobei hinsichtlich der Mitteilung an die hinweisgebende Person § 17 Abs. 2 HinSchG zu beachten ist.
(5) Die Kommune ist dazu verpflichtet, Maßnahmen zu ergreifen, um einen festgestellten Verstoß selbständig abzustellen.
§ 4
Grundsätze der Zusammenarbeit
(1) Das Ministerium und die Kommune unterstützen sich gegenseitig bei der Aufklärung des der Meldung zugrundeliegenden Sachverhalts und arbeiten vertrauensvoll zusammen.
(2) Die Kommune benennt eine Person, die dem Ministerium bei der Erfüllung der Aufgaben nach dieser Vereinbarung als Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner zur Verfügung steht, für die Entgegennahme der Meldungen durch das Ministerium zuständig ist und das Verfahren weiter betreut. Die
Aufarbeitung einer Meldung darf nicht durch Beschäftigte der Kommune erfolgen, die Gegenstand der Meldung oder hiervon inhaltlich betroffen sind.
§ 5
Unabhängigkeit und Vertraulichkeit
(1) Das Ministerium ist bei der Ausübung seiner Tätigkeit unabhängig. Es unterliegt keinerlei Weisungsbefugnis der Kommune.
(2) Das Ministerium und die Kommune wahren die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person, der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind und der sonstigen in der Meldung genannten Personen. Dies bezieht auch andere Informationen mit ein, aus denen die Identität der hinweisgebenden Person direkt oder indirekt abgeleitet werden kann. Die Identität darf nur dann preisgegeben werden, wenn ein Ausnahmetatbestand im Sinne des § 9 HinSchG vorliegt.
§ 6
Dokumentation
(1) Das Ministerium und die Kommune dokumentieren alle eingehenden Meldungen in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots (§ 11 HinSchG).
(2) Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht (§ 11 Abs. 5 HinSchG).
§ 7
Datenverarbeitung
(1) In dem Prozess der Meldungsaufnahme und Bearbeitung verarbeiten das Ministerium und die Kommune personenbezogene Daten - einschließlich deren Austausch oder Übermittlung - im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 und der Richtlinie (EU) 2016/680 sowie mit nationalem Datenschutzrecht.
(2) Das Ministerium und die Kommune schließen eine gesonderte Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortung gem. Art. 26 Datenschutzgrundverordnung ab.
§ 8
Kostenübernahme
(1) Die Betrauung des Ministeriums mit den Aufgaben nach dieser Vereinbarung erfolgt unentgeltlich.
(2) Sollte es zu einem erhöhten Meldeaufkommen kommen, das die im Ministerium vorgesehenen Personalkapazitäten übersteigt, kann das Ministerium ein angemessenes Entgelt fordern. In diesem Fall informiert das Ministerium unverzüglich vor der Bearbeitung der Meldungen die Kommune.
§ 9
Geltungsdauer
(1) Diese Verwaltungsvereinbarung tritt am Tag der Unterzeichnung in Kraft und gilt auf unbestimmte Zeit.
(2) Die Verwaltungsvereinbarung kann durch die Kommune schriftlich zum Ablauf des Folgemonats gekündigt werden.
§ 10
Schriftformerfordernis
Änderungen oder Ergänzungen dieser Verwaltungsvereinbarung bedürfen der Schriftform.
§ 11
Salvatorische Klausel
Sollte eine Bestimmung dieser Verwaltungsvereinbarung unwirksam sein oder werden, wird dadurch die Rechtswirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die Parteien verpflichten sich, anstelle einer unwirksamen Bestimmung eine dieser Bestimmung möglichst nahekommende wirksame Regelung zu treffen.
Hannover, 10.12.2024 Lüneburg, 11.12.2024
Für das Niedersächsische Ministerium für Inneres und Sport Für den Landkreis Lüneburg
Gez. Richard Eckermann Gez. Jens Böther
Abteilungsleitung, Zentrale Angelegenheiten Landrat
(Siehe angehängte Datei: Verwaltungsvereinabrung HinschG.pdf)(Siehe angehängte Datei: Vereinbarung Datenschutz.pdf)