Inhaltsverzeichnis
§ 1 Geltungsbereich, Begriff
§ 2 Einrichtung und Aufhebung von Handvorschüssen
§ 3 Aufbewahrung
§ 4 Zahlungen, Quittungen
§ 5 Nachweisung, Abrechnung
§ 6 Verwalter des Handvorschusses
§ 7 Überwachung
§ 8 Ermächtigung
§ 9 In-Kraft-Treten
Anlagen im pdf-Format
Dienstanweisung für die beim Landkreis Lüneburg eingerichteten Handvorschüsse
Anmerkung:
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in der Dienstanweisung ausschließlich die männliche Form verwendet.
Aufgrund des § 43 der Kommunalhaushalts- und -kassenverordnung (KomHKVO) wird für die beim Landkreis Lüneburg eingerichteten Handvorschüsse die folgende Dienstanweisung erlassen:§ 1
Geltungsbereich, Begriff (1) Diese Dienstanweisung gilt für alle Stellen in der Verwaltung und den Einrichtungen (Schulen usw.) des Landkreises Lüneburg, bei denen außerhalb der Kreiskasse Gelder angenommen oder ausgezahlt werden.
(2) Handvorschüsse im Sinne dieser Dienstanweisung sind Vorschüsse, die einzelnen Dienststellen oder Bediensteten zur Annahme oder zur Leistung geringfügiger regelmäßig anfallender Barzahlungen gewährt werden.
§ 2
Einrichtung und Aufhebung von Handvorschüssen (1) Der Antrag auf Einrichtung, Erhöhung oder Verringerung eines Handvorschusses ist an das Finanzmanagement zu richten. Der absolute Höchstbetrag für Handvorschüsse beträgt 600 €. Die Einrichtung, Änderung und Aufhebung eines Handvorschusses bedarf der schriftlichen Verfügung des Kassenaufsichtsbeamten. Im Finanzmanagement ist ein Verzeichnis der eingerichteten Handvorschüsse mit den Angaben aus § 2 Abs. 2 zu führen.
(2) Die Verfügung muss mindestens enthalten:1. Organisationseinheit bei der der Handvorschuss eingerichtet wird,
2. Namen des den Handvorschuss verwaltenden Bediensteten und dessen Vertretung,
3. Aufgaben des Handvorschusses (z. B. Auslagenkasse für das Gymnasium),
4. Höhe des Handvorschusses,
5. Aufbewahrungsort der Kassette.
(3) Der Kassenaufsichtsbeamte bestimmt schriftlich eine geeignete Person zur Verwaltung der Handvorschusskasse sowie die Vertretung des Verwalters. (1) Bargeld und Belege dürfen nur in einer feuerfesten Kassette aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung von Privatsachen (Bargeld usw.) in der Kassette ist unzulässig.
(2) Die Kassette ist in einem diebessicheren, verschließbaren Behälter (Tisch, Schrank usw.) aufzubewahren. Beim Verlassen des Dienstzimmers hat der Verwalter des Handvorschusses die Kassette und diesen Behälter abzuschließen und die Schlüssel an sich zu nehmen.
(3) Der Zweitschlüssel der Kassette ist bei der Kreiskasse im Verwahrgelass in einem entsprechend beschrifteten und durch Siegel mit Unterschrift des zuständigen Fachdienstleiters verschlossenen Umschlag zu hinterlegen. Er darf nur dem Verwalter des Handvorschusses oder bei dessen Abwesenheit der Vertretung ausgehändigt werden.
(4) Die Einrichtung von Bankkonten für Handvorschüsse ist nicht gestattet.
§ 4
Zahlungen, Quittungen (1) Über jede Einzahlung ist grundsätzlich eine Quittung auf nummeriertem Vordruck auszustellen. Die erforderlichen Quittungsblöcke werden dem jeweiligen Verwalter des Handvorschusses auf Anforderung von der Kreiskasse bereitgestellt.
(2) Für Auszahlungen müssen die die Zahlung begründende Unterlagen (z. B. Rechnungen, maschinelle oder manuelle Quittungen oder dergl.) vorliegen.
§ 5
Nachweisung, Abrechnung (1) Soweit in der Einrichtungsverfügung keine besondere Regelung getroffen ist, ist die Nachweisung und Abrechnung der Zahlungen des Handvorschusses nach § 5 Abs. 2 - 4 vorzunehmen.
(2) Über alle Auszahlungen ist eine Nachweisung (2-fach) nach Anlage 1 zu führen. Die Einzelbelege sind laufend zu nummerieren. Die Eintragungen in die Nachweisung sind am Tage des Geschäftsvorfalles vorzunehmen. Über Einnahmen sind in der gleichen Weise gesonderte Nachweise nach Anlage 2 bzw. 3 zu führen.
(3) Der Handvorschuss ist nach Bedarf, mindestens jedoch monatlich und am Ende des Haushaltsjahres, über den betreffenden Fachdienst mit der Kreiskasse abzurechnen. Einnahmen sind gesondert mit der Kreiskasse abzurechnen.
(4) Der Kassenanordnung sind die Belege (bei Einnahmen, soweit vorhanden, die Quittungsdurchschrift) und eine Ausfertigung der Nachweisung beizufügen. Eine Durchschrift der Kassenanordnung und die zweite Ausfertigung der Nachweisung sind von dem Verwalter des Handvorschusses aufzubewahren.
§ 6
Verwalter des Handvorschusses (1) Der Verwalter des Handvorschusses ist verantwortlich für die Aufbewahrung (§ 3), die Zahlungen und Quittungen (§ 4) sowie die Nachweisung und Abrechnung (§ 5).
(2) Vor Antritt des Urlaubs hat der Verwalter seiner Vertretung diese Dienstanweisung und die Kassette mit Schlüssel, Nachweisung, Belegen und Kassenbestand zu übergeben. Die Übergabe ist in der Nachweisung zu vermerken. Der Vermerk ist vom Verwalter des Handvorschusses und seiner Vertretung mit Angabe des Datums zu unterzeichnen. Nach Rückkehr des Verwalters des Handvorschusses ist ebenso zu verfahren.
(3) Irgendwelche besonderen Vorkommnisse (Diebstahl, Mehr- oder Minderbestand, Verlust von Unterlagen, Beschädigung der Kassette, Verlust des Kassetten- oder des Behälterschlüssels usw.) sind der Fachdienstleitung unverzüglich zu melden. Diese unterrichtet das Finanzmanagement.
(4) Überschüsse sind als Einnahme vorzutragen, Fehlbeträge sind sofort von dem Verwalter zu ersetzen.
(1) Der zuständige Fachdienstleiter überwacht die einwandfreie Führung des Handvorschusses. Zu diesem Zweck wird innerhalb eines Haushaltsjahres mindestens eine unvermutete Prüfung des Handvorschusses durchgeführt. Die Prüfung ist auf der Nachweisung mit Ergebnis, Datum und Unterschrift zu vermerken.
(2) Die Prüfung bezieht sich jeweils auf den Zeitabschnitt von der letzten Prüfung bis zum Prüfungstag.
(3) Die Aufgaben unter § 7 Abs. 1 – 3 nimmt im Bereich der Schulen die Fachdienstleitung Schule und Kultur wahr.
(4) Die Prüfungen durch das Rechnungsprüfungsamt werden durch Prüfungen der Fachdienstleitung nicht berührt.
Die Verwalter der Handvorschüsse werden für ihren Aufgabenbereich gemäß § 42 KomHKVO hiermit ermächtigt, im Rahmen der für den jeweiligen Handvorschuss festgesetzten Höchstbeträge Zahlungsmittel anzunehmen bzw. auszugeben.
Diese Dienstanweisung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft, gleichzeitig tritt die Dienstanweisung vom 01.01.2002 außer Kraft.
Lüneburg, den 22.01.2020
Gez. Böther
Landrat
Anlagen im pfd-Format
(Siehe angehängte Datei: Handvorschüsse, Kochgeldabrechnung - Anlage 3.pdf)(Siehe angehängte Datei: Handvorschüsse, Nachweisung Ausgaben - Anlage 1.pdf)(Siehe angehängte Datei: Handvorschüsse, Nachweisung Einnahmen - Anlage 2.pdf)