Richtlinie zur nachhaltigen Beschaffung im Landkreis Lüneburg
§ 1 Geltungs- und Anwendungsbereich
(1) Diese Richtlinie gilt für die Beschaffung aller Bau-, Liefer- und Dienstleistungen des Landkreises Lüneburg.
Erfahrungen haben gezeigt, dass es sinnvoll ist, die Umstellung zur nachhaltigen Beschaffung stufenweise anzugehen. Mit Inkrafttreten der Beschaffungsrichtlinie müssen einzelne Beschaffungsvorgänge zu Bau-, Liefer- und Dienstleistungen, die in einem Stufenplan festgelegt sind, nach den Regeln der nachhaltigen Beschaffung durchgeführt werden. Der detaillierte Stufenplan ist im Leitfaden zur Beschaffungsrichtlinie zu finden. Für alle anderen Beschaffungen gilt die Beschaffungsrichtlinie als Empfehlung.
Ab dem 01.01.2026 ist die Beschaffungsrichtlinie für alle Bau-, Liefer- und Dienstleistungen anzuwenden und bindend.
(2) Die Beschaffungsrichtlinie gilt für alle Organisationseinheiten des Landkreises wie Fachbereiche, Fachdienste, Eigenbetriebe, Stabsstellen, etc.
Die Beschaffungsrichtlinie trifft Regelungen zur Umsetzung der nachhaltigen Beschaffung innerhalb der Kreisverwaltung, aus der Dritte keine Rechte und Ansprüche herleiten können.
§ 2 Ziel
Das Ziel ist es, alle Bau-, Liefer- und Dienstleistungen im Landkreis Lüneburg unter Einhaltung folgender Grundsätze zu beschaffen: - Cradle to Cradle (kurz C2C) Kriterien (Nachhaltigkeitskriterien auf Basis der C2C
Prinzipien) - ILO Kernarbeitsnormen
Bei der Vergabeentscheidung sind folglich neben der Wirtschaftlichkeit im gesamten Lebenszyklus und der Erfüllung der funktionalen Anforderungen, die Qualität sowie die C2C Kriterien zu berücksichtigen.
Da noch nicht in allen Bereichen ausreichend Produkte mit C2C Kriterien verfügbar sind, können diese noch nicht bei allen Beschaffungsvorgängen als Mindestkriterien umgesetzt werden. In solchen Fällen sollte alternativ ein möglichst gesundes und nachhaltig gestaltetes Produkt/ Leistung zum Einsatz kommen, z.B. Produkte / Leistungen, die die Kriterien des Blauen Engels erfüllen. Damit die C2C Kriterien in die Vergabeentscheidung einfließen können, muss auch in diesen Fällen die Bewertungsmatrix auf Basis der Bietererklärung zu Nachhaltigkeitskriterien angewendet werden. (Siehe § 4)
§3 Zulässigkeit von Nachhaltigkeitskriterien
Unabhängig vom Auftragswert ist es im Vergabeverfahren grundsätzlich möglich, Anforderungen an die Nachhaltigkeit der beschafften Güter und Dienstleistungen zu stellen, solange die Grundsätze der Gleichbehandlung, der Transparenz, des freien Warenverkehrs, der Niederlassungsfreiheit und des freien Dienstleistungsverkehrs eingehalten werden.
Nach dem Vergaberecht können neben Eigenschaften wie Qualität, Preis oder Ästhetik auch soziale und umweltbezogene Aspekte als Mindest- und Zuschlagskriterien festgelegt werden. Auch das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen erlaubt es ausdrücklich, soziale und umweltbezogene Aspekte in das Vergabeverfahren einzubeziehen. Die Zuschlagskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen.
Die Bevorzugung von Waren und Erzeugnissen aus regionaler Produktion oder die Vorgabe, Bau- oder Dienstleistungen durch ortsansässige Anbieter durchführen zu lassen, verstößt gegen das Diskriminierungsverbot und ist nicht zulässig. Auch eine mittelbare Diskriminierung z.B. die Bevorzugung kurzer Transportwege ist nicht zulässig. In Einzelfällen kann Regionalität als Vorgabe für funktionale Anforderungen, wie z.B. über Reaktionszeiten oder Warmhaltezeiten in die Bewertung mit einfließen.
§ 4 Vorgehen bei der Beschaffung
(1) Vorbereitung
Vor der Beschaffung ist vom beschaffenden Fachbereich zu prüfen, ob die Weiterverwendung alter Produkte und ggf. deren Überarbeitung/ Nachrüstung Teil einer nachhaltigen Gesamtlösung sein kann (Bedarfsanalyse).
Die darauffolgende Marktanalyse / Marktrecherche durch den Fachdienst soll ermitteln, ob und welche nachhaltigen Produkte am Markt verfügbar sind:· Gibt es Produkte am Markt, die die C2C Kriterien erfüllen?
· Wenn keine oder nur ein C2C Produkt verfügbar sind/ ist, soll geprüft werden, welche anderen nachhaltigen Produkteigenschaften/ Siegel als Mindestkriterien gefordert werden können (z.B. Blauer Engel, Fair Trade Siegel, etc.)
(2) Vorgabe von Kriterien bei förmlichen Vergabeverfahren
Abhängig von der Marktrecherche wird entschieden, welche Kriterien als Mindestkriterien (Mindestanforderungen an das Produkt bzw. Ausschlusskriterien) und /oder als Zuschlagskriterien (Kriterien, anhand derer die Vergabeentscheidung getroffen werden soll) verwendet werden können. Sollte eine Marktrecherche ergeben, dass mehrere Bieter die gewünschten Nachhaltigkeitskriterien erfüllen, können diese als Mindestkriterien für die Ausschreibung definiert werden. Ein Bieter kann nur dann anbieten, wenn das Produkt die Mindestkriterien erfüllt.
Kriterien in der Leistungsbeschreibung
In der Leistungsbeschreibung werden alle erforderlichen Eigenschaften und Kriterien für die Bau- Liefer- und Dienstleistungen angegeben, unter anderem auch die Nachhaltigkeitskriterien. Hierbei werden zum einen Mindestkriterien aufgenommen, zum anderen sind auch die Zuschlagskriterien zu nennen.
Siegel und Zertifizierungen können entweder als Mindestkriterium oder als Zuschlagskriterium verwendet werden, jedoch immer mit dem Zusatz „oder gleichwertig“. Umweltsiegel dürfen nicht direkt gefordert werden (zulässige Formulierung: „…...erfüllt die Anforderungen des Blauen Engels“). Kann ein Bieter das Siegel nicht nachweisen, muss er die Erfüllung nachweisen (z.B. durch Prüfberichte).
Kriterien für die Auftragsausführung
Nachhaltigkeitskriterien können als Mindestkriterien auch in die Auftragsausführung aufgenommen werden (Produktionsanforderungen, z.B. CO2 neutral).
Kriterien in der Bewertungsmatrix
Die nachfolgenden Nachhaltigkeitskriterien bilden die Grundlage dafür, dass das formulierte Ziel der Beschaffung von möglichst nachhaltigen Produkten im Sinne der nachhaltigen Beschaffung umgesetzt werden kann.
Zusätzlich zu den funktionalen und /oder ästhetischen Anforderungen werden Nachhaltigkeitskriterien in der Bewertungsmatrix vorgegeben: · Materialgesundheit
· Kreislauffähigkeit (biologischer oder technischer Kreislauf)
· Energiemanagement (Energieverbrauch und Treibhausgasemissionen)
· Wasserhaushalt (Auswirkungen auf den Wasserhaushalt)
· Soziale Verantwortung (soziale Standards/ Fairer Handel)
Vorlagen und Erläuterungen zur Bewertungsmatrix sind im Leitfaden zur Beschaffungsrichtlinie zu finden.
Die vom Anbieter auszufüllende „Bietererklärung zu Nachhaltigkeitskriterien ist immer Teil der Ausschreibung. Die Bieter füllen im ersten Schritt nur die Erklärung aus und bestätigen die Richtigkeit der Angaben mit ihrer Unterschrift. Wenn ein Bieter den Zuschlag erhalten soll, sind die entsprechenden Nachweise anzufordern und auszuwerten. Wenn unrichtige Angaben gemacht wurden, wird der Bieter vom Verfahren ausgeschlossen.
Bei der Beschaffung von investiven Gütern mit einer Nutzungsdauer von mehr als drei Jahren, die wartungs- und/ oder verbrauchsintensiv sind (sowohl Energie als auch Verbrauchsmaterial) müssen nicht nur der Anschaffungspreis, sondern auch die Lebenszykluskosten bewertet werden. Zur Berechnung der Lebenszykluskosten wird die Vorlage des Umweltbundesamtes (Link im Leitfaden zur Beschaffungsrichtlinie) empfohlen.
Kriterien in der Eignungserklärung
Nach §49 VgV darf zum Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit des Bieters geprüft werden, ob dieser über ein Umweltmanagementsystem im Unternehmen verfügt. Als Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit kann eine Zertifizierung nach dem europäischen Umweltmanagementsystem EMAS oder nach anderen europäischen oder internationalen Normen wie DIN EN ISO 14001 verlangt werden. Eine Eigenerklärung des Bieters ist kein ausreichender Nachweis.
§ 5 Leitfäden
Um die Anwendung der vorliegenden Dienstanweisung zu erleichtern, wurde ein Leitfaden erstellt. Zusätzlich sind für die Beschaffung einzelner Bau-, Liefer– und Dienstleistungen entsprechende Leitfäden durch die Fachbereiche/ Fachdienste zu erstellen.
Diese Leitfäden sollen die Beschaffer bei zukünftigen Beschaffungen unterstützen. Sie beinhalten Informationen zu den Produkten und Leistungen, die beispielsweise bei der Recherche oder Erfahrungen aus vorhergegangenen Beschaffungen. Die Leitfäden müssen in regelmäßigen Abständen an Veränderungen angepasst werden.
§ 6 Inkrafttreten
Diese Richtlinie tritt am 01.01.2026 in Kraft.
Landkreis Lüneburg
Landrat
Jens Böther
(Siehe angehängte Datei: Richtlinie zur nachhaltigen Beschaffung im Landkreis Lüneburg.pdf)
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