Änderung der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung und die Kreiskasse des Landkreises Lüneburg
Artikel 1
Die Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung und die Kreiskasse des Landkreises Lüneburg vom 12.09.2019 in der zurzeit geltenden Fassung wird um einen 9. Abschnitt ergänzt:
9. Abschnitt
Elektronische Rechnungsverarbeitung
§ 39 Anwendungsbereich
Soweit der elektronische Rechnungsworkflow (RWF) eingesetzt wird, finden abweichend oder ergänzend zu den Regelungen dieser Dienstanweisung die nachfolgenden Regelungen des 9. Abschnitt dieser Dienstanweisung Anwendung.
§ 40 Rechnungseingang
(1) Jeder Fachdienst erhält eine gesonderte E-Mail-Adresse, die ausschließlich für den Rechnungseingang genutzt werden darf (Rechnungseingangspostfach). Sämtliche Rechnungen, die per E-Mail eingehen, einschließlich elektronischer Rechnungen, sind an die E-Mail-Adresse des betreffenden Fachdienstes zu richten. Die Fachdienste haben die Rechnungsersteller bei Auftragsvergabe entsprechend zu unterrichten. Rechnungen, die per E-Mail im persönlichen E-Mail-Postfach eines Sachbearbeiters eingehen, sind von diesem unverzüglich an das Rechnungseingangspostfach des jeweiligen Fachdienstes weiterzuleiten.
(2) Rechnungen, die in Papierform eingehen, sind in den Fachdiensten einzuscannen und dem RWF zuzuführen.
§ 41 Elektronische Signatur
(1) Im RWF werden die Feststellungsvermerke der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit und die Unterzeichnung der Kassenanordnungen durch elektronische Signatur geleistet. Es gelten die Anordnungs- und Feststellungsbefugnisse nach dem 2. Abschnitt dieser Dienstanweisung.(2) Die Person des Feststellers bzw. des Anordnenden wird durch die Rechneranmeldung mit Userkennung und Passwort erkannt, zusätzlich ist im RWF eine gesonderte Eingabe des Kennwortes erforderlich. Die im Rechnungsworkflow getätigten Aktionen werden im Protokoll des RWF gespeichert.
(3) Jeder Mitarbeiter hat sein persönliches Passwort geheim zu halten.
§ 42 Aufbewahrung von Unterlagen
Buchungsunterlagen und begründende Unterlagen (Belege, Rechnungen, Vermerke u. ä.) dürfen auch in elektronischer Form aufbewahrt werden. Es ist sicherzustellen, dass sie jederzeit zur Einsicht und Prüfung bereitgestellt werden können. Eine sichere und geordnete Aufbewahrung wird gewährleistet.
Artikel 2
Der bisherige § 39 der Dienstanweisung „Inkrafttreten“ wird zum § 43.
Artikel 3
Die Änderung der Dienstanweisung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.
Lüneburg, den 02.08.2023
gez.
Jens Böther
Landrat